Cuando pienso en la manufactura en Estados Unidos, pienso en Shakespeare. Un gran verso de Hamlet dice:
«Oh, Gertrudis, Gertrudis, cuando las penas llegan, no llegan en solitario, sino en batallones». La manufactura está en plena lucha por su supervivencia en este país. Nos vemos asediados por importaciones de alta calidad y bajo costo a medida que cada vez más manufacturas se trasladan al extranjero. Los fabricantes que permanecen en EE. UU. deben mejorar la calidad y la entrega, a la vez que bajan los precios. Por eso, presionamos a nuestros proveedores, negociamos acuerdos, consolidamos empleos y recortamos personal y presupuestos. Sin embargo, existe una fuente oculta de ahorro que muchos de nosotros pasamos por alto:
un proceso de compras eficiente.
Todos hemos oído hablar de la regla 80/20. El 20% de algo es responsable del 80% del resultado. A veces se recomienda separar el 20% vital del 80% trivial. Es una herramienta muy útil para la toma de decisiones y la resolución de problemas. Pero existe otro principio que, si no se gestiona adecuadamente, puede reducir silenciosamente las ganancias de su empresa. Se trata del principio 10/90. Básicamente, los bienes indirectos representan el 10% de los gastos de una empresa; sin embargo, su adquisición suele consumir el 90% de los recursos de compra.
Como en la obra de Shakespeare, nuestra trágica comedia se despliega ante nuestros ojos. Piensen en todo el esfuerzo que dedicamos a adquirir bienes indirectos. Tratamos con proveedores, comparamos precios y buscamos alternativas de bajo costo; sin embargo, al final, si logramos ahorrar un 20%, nuestro ahorro total es un mísero 2% de nuestro gasto total. Todo ese tiempo y esfuerzo en administrar los centavos se pierde en la gestión de los grandes gastos.
Hay tres errores fundamentales en el proceso de compras que las empresas deben evitar:
1) Sustitución inapropiada. Un agente de compras recibe una solicitud de un artículo específico, pero al buscar un buen proveedor, se encuentra con sustituciones más económicas. Los compradores a menudo no son expertos en los productos que compran. Saben cómo encontrar proveedores y negociar precios, pero no necesariamente por qué se solicitó un artículo específico. O bien, la persona que realiza la solicitud puede estar pidiendo lo mismo que siempre se ha pedido porque así se hacía antes. Es posible que la sustitución más económica sea un producto superior. ¿Qué puede hacer un agente de compras con exceso de trabajo?
2) Sacudir los recursos de la empresa al comparar artículos imprevistos solo por precio. Los agentes de compras y gerentes se enfrentan constantemente al problema de gastar más de lo previsto para ahorrar dinero. En medio de un día ajetreado, tratando de negociar toneladas de acero o miles de aparatos, ¿no suele alguien pedirles que busquen un precio más bajo para herramientas perecederas o cartuchos de tóner? En medio de la búsqueda de miles o millones de dólares en materias primas, tienen que detenerse y ahorrar un par de dólares en artículos que, en el transcurso de un año, podrían ahorrar un par de cientos de dólares.
3) Repartir las compras entre demasiados proveedores. Comprar a amigos o apoyar a muchos proveedores secundarios o terciarios solo por el precio incrementa los precios y reduce los resultados. Toda solicitud escrita debe procesarse. Primero, debe enviarse por correo electrónico, fax, correo postal o teléfono. Una vez que llegan las mercancías, el transportista debe coincidir con la orden de compra y se debe extender un cheque. El cheque debe enviarse por correo postal y, finalmente, procesarse cuando el banco lo deposite. Con un breve mapeo de procesos, se puede determinar el costo de procesar un pedido.
Los errores mencionados están arraigados en los sistemas de compras incluso de las empresas más eficientes. Si bien siempre habrá ineficiencias, con estudio, políticas sólidas, capacitación y disciplina, estas prácticas que roban ganancias pueden reducirse considerablemente y verse rápidamente reflejadas en los resultados. Esto es lo que debe hacer:
1) Planifique su proceso de compras actual de principio a fin. Su tarea consiste en identificar lo siguiente:
a. ¿Qué inicia una compra? ¿Existe un sistema Kan-Ban, Hi-Lo u otro que inicie la solicitud? ¿Este sistema conlleva costos de mano de obra o licencias de software? ¿El sistema emite automáticamente órdenes de compra a los proveedores? De ser así, ¿quién supervisa el sistema para garantizar que las cantidades de Hi-Lo sean adecuadas para los niveles de producción actuales?
b. ¿Cuánto cuesta iniciar la solicitud? Si una persona supervisa el sistema, ¿cuál es su remuneración total y cuánto tiempo dedica a iniciar la solicitud?
c. ¿Un proveedor gestiona el inventario? De ser así, exija un desglose financiero para saber qué parte del precio corresponde al producto y qué parte al servicio prestado. Esto suele estar oculto en el margen de beneficio de cada artículo.
d. ¿Son sus niveles de inventario de bienes indirectos adecuados para la producción actual? ¿Cuál es el costo de mantener dicho inventario? ¿Cuál es el costo de la pérdida de producción en multas, horas extra, envíos urgentes, pagos atrasados, tiempo de inactividad de la maquinaria, la reputación, etc., asociada con la falta de herramientas críticas u otros suministros? ¿Con qué frecuencia se incurre en estos gastos debido a procesos de adquisición inadecuados?
e. ¿Cuál es el proceso para emitir órdenes de compra? ¿Cuántas personas deben procesar cada pedido? ¿Cuánto tiempo dedican a cada pedido? ¿Qué significa esto en términos de dólares?
f. ¿Cómo se entregan las órdenes de compra al proveedor? ¿Utilizan fax, teléfono, correo electrónico, correo postal o servicios de envío? ¿Cuáles son los costos directos y de mano de obra asociados con la entrega de las órdenes de compra?
2) Utilice el mismo mapeo de procesos para recibir los artículos y procesar los pagos. Como resultado, podrá determinar cuánto cuesta adquirir un artículo determinado. Se dará cuenta de que cuando un comprador bienintencionado ahorra $20 en herramientas, genera entre $80 y $200 en papeleo.
3) Evalúe y consolide a sus proveedores. Le sorprenderá la gran cantidad de proveedores que utiliza para mantener el sector en marcha. Gran parte de lo que se compra a proveedores secundarios o terciarios podría adquirirse fácilmente a un proveedor principal, pero alguien no quiso pagar el precio más alto que cobraba este último. De nuevo, el pequeño ahorro en el precio en realidad le quita al resultado final la tan necesaria tinta negra.
4) Evalúe las políticas y los sistemas de recompensas de la empresa. ¿Recompensa la empresa las prácticas que generan pérdidas de beneficios midiendo el éxito con base en el ahorro en partidas individuales? Desarrolle sistemas de recompensas basados en el ahorro neto. Mida el éxito con el ahorro total anual o trimestral. Ahora que conoce el costo de las compras para el procesamiento de órdenes de compra y pagos, puede medir el ahorro real.
5) Antes de apresurarse a reducir personal, explore cómo la empresa puede beneficiarse de personas brillantes y bien intencionadas. Capacite y eduque continuamente a todos los involucrados en el proceso de compras. Involúcrelos en el mapeo de procesos para que también comprendan la práctica contraproducente de comparar precios a precios excesivos. A medida que se centren en los procesos, serán un recurso valioso para centrarse en otros proyectos de mejora de procesos. Serán mucho más cooperativos si saben que no se trata de recortar empleos.
6) Busque proveedores con una amplia gama de productos. Al encontrar proveedores que puedan suministrar la mayor parte de sus suministros desde un solo proveedor, estará en camino de obtener ahorros significativos y medibles. Esto es lo que ayudo a las empresas a lograr. Créame, es posible y los resultados son reales.
7) Pague a sus proveedores puntualmente. A menudo, pueden transferirle ahorros adicionales si no tienen que presupuestar el costo de su dinero ni las actividades de cobranza. El proveedor de amplio espectro puede considerar la facturación mensual. En lugar de tener que procesar decenas de facturas, usted solo tiene que procesar una y emitir un solo cheque.
8) Evalúe a sus proveedores según el grado de apoyo que le brindan para optimizar el proceso de compras. Analice el total de artículos adquiridos al proveedor. En total, ¿cuáles son sus ahorros acumulados?
9) No gastes demasiado para ahorrar. Sin duda, verás que algunos artículos comprados a un proveedor de amplio espectro tendrán un precio más alto. Recuerda:
un precio ligeramente más alto no significa que te hayan estafado. Si aun así consigues el artículo a un precio competitivo, estás muy por delante. No castigues a tu proveedor ni te robes las ganancias seleccionando cuidadosamente cada artículo.
Amigos míos, no podemos detener a los batallones, pero sí podemos fortalecer nuestra posición. Podemos pensar con inteligencia, simplificar nuestro suministro y mejorar nuestros resultados. David Hayden es especialista en cumplimiento de compras y tiene un MBA en Gestión Tecnológica. Recientemente, abrió la oficina del Atlántico Medio para EssentiaLink, un proveedor de cumplimiento de la cadena de suministro. Es autor y autopublicado del popular... 7 Easy Steps to CNC Programming and 7 Easy Steps to BobCAD/CAM books. Visit CNC/CAD/CAM Resources for the Home and Small Shop.
