Understanding Costs Means Profit Reimpreso con autorización de Modern Woodworking.
Por Jeff Crissey
Comprender los factores que afectan el costo cuando trabaja en un trabajo es fundamental para obtener resultados saludables. Si bien cada negocio es diferente, una cosa es segura:
la única forma de seguir siendo competitivo es mantener información detallada sobre el tiempo que lleva realizar tareas específicas, los gastos de materiales y los costos diarios de administrar su negocio y hacerlo de manera consistente. . Con demasiada frecuencia, las empresas pasan por alto los costos de estar en el negocio, lo que inevitablemente conduce a ganancias débiles o, peor aún, lleva a la empresa a la quiebra. Conocer sus costos es la mejor manera de garantizar que la estimación de su próximo trabajo le permita obtener ganancias.
Calculate shop costs
El primer paso para realizar una estimación precisa es determinar los costos del taller. En pocas palabras, el costo de administrar su negocio se puede dividir en dos categorías:
mano de obra directa y gastos generales.
La mano de obra directa es cualquier tarea que se realiza directamente relacionada con el producto. Por ejemplo:
corte, lijado, montaje, acabado, entrega, instalación, etc. Cada una de estas tareas está directamente asociada al producto final. La mano de obra directa también se conoce como horas facturables. Debe tener una idea clara de cuánto tiempo lleva completar cada uno de estos pasos para poder establecer una tasa de mano de obra (consulte Cálculo de una tasa de mano de obra).
Los gastos generales son un grupo de gastos que incluye alquiler/hipoteca, financiación de máquinas, seguros, servicios públicos, vehículos de la empresa, impuestos y mano de obra indirecta, entre otros. La mano de obra indirecta es todo lo que se hace en el taller y no se incluye en la mano de obra directa:
mantenimiento de la máquina, cambios de cuchillas, barrer el piso, proporcionar estimaciones, asistir a reuniones de diseño, etc. La contabilidad de los gastos generales es esencial para un negocio rentable. Si no toma en cuenta estos gastos cuando ofrece un trabajo, es probable que esté en un barco que se hunde.
Ése es un lugar donde mucha gente comete errores, dice Ed Vickery de California Woodworking, un taller de carpintería comercial en Oxnard, California. Si no calculas los gastos generales en tus precios, estás perdiendo mucho dinero. Es posible que no le quede ninguna ganancia porque los gastos generales se lo están comiendo todo.
Para determinar la cantidad de mano de obra indirecta en una semana, primero establezca cuánto tiempo promedio dedica a la semana a la mano de obra directa. Mantenga un registro durante un período de tiempo para realizar un seguimiento de tareas específicas; cuanto más tiempo, mejor. De ocho a diez semanas debería resultar un promedio adecuado.
Tenemos tarjetas de control especiales impresas para cada empleado, dice Vickery. Cuando trabaja en un trabajo, escribe el nombre del trabajo y completa la cantidad de tiempo que le tomó completar la tarea en la categoría apropiada, fabricación, instalación, corte/mecanizado y lijado, por ejemplo. Luego tabulamos esa información en una hoja de cálculo para obtener el total de horas de mano de obra directa por trabajo.
Una vez que haya desarrollado un promedio semanal de horas de mano de obra directa, réstelo del número total de horas de operación en la semana. Lo que queda son las horas totales indirectas trabajadas por semana. Multiplique esto por 50 para determinar el número de horas de mano de obra indirecta por año. Luego multiplique por su tasa de mano de obra para establecer su costo anual de mano de obra indirecta.
Por ejemplo:
LwDLw = ILw
ILw x 50 = ILy
ILy x LR = costo total de ILy
donde L = Horas de trabajo
DL = Horas de mano de obra directa
IL = Horas de mano de obra indirecta
LR = Tasa de mano de obra
w = por semana
y = per year
Dado que los gastos generales no se pueden detallar y cobrar directamente a un cliente, la forma más fácil (y más justa) de recuperar estos gastos es incluirlos en el precio de los trabajos reales que realiza por horas.
Por ejemplo, supongamos que los costos generales totales de un ebanista (incluida la mano de obra indirecta) son de $25 000 y que trabaja 1 250 horas de mano de obra directa al año. Para distribuir sus gastos generales, los divide en sus horas de mano de obra directa por un costo de $20 por hora. A eso le suma su tasa de trabajo predeterminada para su tasa de trabajo total.
A medida que su negocio crece, también lo harán sus gastos generales. Es importante controlar sus costos a lo largo del año y adaptar su tasa de mano de obra total para reflejar cualquier cambio importante en los costos comerciales. Es importante revisar sus gastos generales anualmente, dice Vickery. Si lo hace con más frecuencia, obtendrá información menos confiable. Cuanto más grande sea la ventana, más precisa será la información.
Charge for estimates
Si cobrar o no a los clientes potenciales por las estimaciones es un tema muy debatido entre los carpinteros personalizados. Si toma en cuenta el tiempo que lleva desarrollar una estimación y el trabajo preliminar asociado como mano de obra indirecta en sus costos generales, entonces sus clientes reales (aquellos a quienes puede cobrar una tarifa por hora) están pagando por ese tiempo. En otras palabras, cada trabajo que consiga ayuda a recuperar los esfuerzos perdidos para cortejar a estos posibles clientes.
Otras empresas ven las estimaciones como un servicio prestado y esperan que se les pague por ello. Por lo general, cobran una tarifa por la primera visita para cubrir los costos de viaje y el tiempo que pasan fuera del taller, cobrando por adelantado esta partida de mano de obra indirecta en lugar de incluirla en sus gastos generales.
Le pido al cliente que firme un contrato que indique que yo hago el diseño, los dibujos y el presupuesto, y que costará X cantidad, dice Sam Benbow, propietario de Benbow and Associates, una tienda de ebanistería personalizada en Asheville, Carolina del Norte. , y te compromete. También califica a los clientes. Si van a tomar su diseño gratis y luego van a comprar su precio en Home Depot, no los quiere de todos modos. Al lograr que firmen un anticipo, se comprometen a decir que ya han dicho su primer Sí a firmar un contrato de trabajo.
Determine best method
Hay varios métodos que utilizan las empresas de carpintería para estimar y fijar el precio de los trabajos y, como todo, algunos son mejores que otros. La experiencia es la mejor manera de determinar cuál funciona mejor para su empresa.
Aquí hay algunos detalles sobre cada uno de los métodos más comunes:
Tiempo y materiales:
quienes utilizan con éxito el método de tiempo y materiales utilizan una tasa de mano de obra que incluye mano de obra directa y gastos generales, junto con los materiales, más un margen de beneficio, generalmente entre el 30 y el 50 por ciento, para obtener una ganancia. Este es un método de estimación comúnmente practicado y generalmente aceptado que funciona bien con la mayoría de las ebanisterías, independientemente de su tamaño.
Cuando utilizo el método del tiempo y los materiales, trato de fijarle el precio lo más cerca posible, dice Benbow. Cuento los materiales que voy a utilizar, luego agrego el costo del flete, la entrega o la recogida y le agrego un margen para cubrir mis gastos generales. Su margen de beneficio es lo que le genera ganancias con ese sistema.
El precio de los componentes se utiliza si desea establecer costos estándar para componentes específicos. Por ejemplo, un gabinete base de 30 pulgadas costará X cantidad y cada cajón o puerta de gabinete costará X cantidad.
Precios lineales:
los precios lineales, o el precio de una cierta cantidad por pie de material, son los que mejor utilizan las empresas de molduras y carpintería arquitectónica, porque sus trabajos se calculan más fácilmente en base a pies lineales.
Las ebanisterías que fijan precios con este método generalmente tienen un costo estándar para los gabinetes superiores e inferiores, luego cobran extra por cajones adicionales, contenedores extraíbles, etc. Un problema con las ebanisterías que utilizan este método es la cantidad de variables que están disponibles para el cliente con diferentes estilos de puertas, cajoneras, especies de madera, etc. Funciona para tiendas de ebanistería que mantienen bajas las opciones de oferta de productos.
Solía hacer estimaciones con precios lineales, dice Bruce Spitz, presidente y propietario de Classic Millwork, El Paso, Texas. Desarrollé un precio minorista en pies lineales para tres o cuatro tipos diferentes de gabinetes y encimeras y básicamente lo usé para cubrir la mayor parte de lo que estábamos haciendo. Pero quería desglosar los requisitos de material y mano de obra para construir los gabinetes antes de comenzar el trabajo, y ese método no me permitió hacerlo.
Multiplicador de materiales:
utilizado principalmente por pequeñas ebanisterías y pequeños carpinteros personalizados, este método simplemente factoriza el precio de las materias primas necesarias para realizar un trabajo y lo multiplica por una cierta cantidad, generalmente tres o cuatro, para determinar el costo. Este método también se ve fácilmente sesgado por el precio del material. Si cambia del roble a la caoba, el costo del proyecto podría fácilmente triplicarse, lo que lo dejaría fuera de la competencia. La mayoría de los expertos coinciden en que este método es peligroso y muchas veces funciona por accidente.
"Mucha gente empezó a utilizar la fórmula multiplicadora de materiales, pero una vez que entiendes más sobre cómo administrar un negocio y las ganancias que necesitas, te das cuenta de que no funciona", dice Benbow. Si tiene muy pocos gastos generales y trabaja en su camión, probablemente podría vivir de él, pero si tiene un taller, probablemente estará perdiendo dinero.
No importa qué método de estimación utilice, los expertos recomiendan el costo del trabajo, es decir, comparar los costos reales necesarios para completar un trabajo con su estimación. El costeo del trabajo es una excelente manera de identificar las ineficiencias, esos enormes pozos de dinero que absorben las ganancias de su trabajo. Conviértalo en un hábito regular al finalizar cada trabajo; es la mejor manera de garantizar que su negocio funcione de manera eficiente y preparada para el éxito futuro.
El software de estimación puede hacer que la estimación sea más fácil que los métodos de estimación manuales con hojas de cálculo caseras que requieren mucho tiempo de programación y pueden ser propensas a errores.
Solíamos utilizar un método de fijación de precios lineal manual, que resultó adecuado, pero ineficaz para determinar si había un problema y dónde existía exactamente, dice Scott Degenova, vicepresidente ejecutivo de Custom Veneered Interior, Algonquin, Illinois. Programa ProjectPak de Tradesoft ahora me permite estimar el precio de un proyecto de la manera que siempre quise, hasta en sus más intrincados detalles. En lugar de tener que mirar el proyecto como un todo, puedo verlo en partes pequeñas.
Además de calcular cifras y totales (y reducir la posibilidad de error humano), muchos programas ajustan automáticamente las tarifas y los precios con un clic del mouse y le permiten desglosar los costos de mano de obra y materiales.
Su precio siempre cambia, ya que depende de las condiciones del mercado, dice Joe Delude, presidente de Cabinet One, Clarksdale, Michigan. Con el software de estimación, puedo ajustar fácilmente los números. Si quiero mejorar el estilo de una puerta, simplemente saco esa fórmula y pongo otra, y el software cambia el precio.
El software de estimación también le permite recuperar datos de trabajos anteriores para mejorar la coherencia en sus ofertas de un trabajo al siguiente. Puede crear una extensa biblioteca de materias primas y operaciones laborales y tener acceso a datos detallados que pueden hacer que su próxima estimación sea más rápida y precisa.
Nos permite crear ensamblajes basados en mano de obra y materiales, digamos un gabinete base, dice Paul Jutras, presidente de Jutras Woodworking, Smithfield, RI, que utiliza el software ProjectPak de TradeSoft. Una vez que llamas a ese ensamblaje, el programa sabe que se necesita una cierta cantidad de horas para construir este gabinete con un cierto precio de material y hardware. Incorpora esa información para crear una estimación precisa.
Una ventaja competitiva que ven los usuarios de software es la velocidad con la que pueden completar un presupuesto, lo que les permite ser los primeros en llegar al cliente con un presupuesto preciso.
El beneficio del software de estimación está en la naturaleza repetitiva de los tipos de ofertas que realiza, dice Spitz. Cuando ve los mismos tipos de gabinetes una y otra vez, realizar una estimación resulta rápido y eficiente. La mayoría de las ofertas realizadas en el software tardarán un mínimo de 30 a 45 minutos en completarse. Pero una vez que se tienen suficientes ensamblajes integrados en la biblioteca del software, todo funciona muy rápido.
Otra característica que ahorra tiempo que tiene el software de estimación en comparación con la estimación manual es la capacidad de realizar cambios rápidamente después de que se haya creado la estimación.
Si su cliente dice:
No quiero usar interior de melamina, quiero usar arce, puede cambiar todo el presupuesto con un par de clics del mouse de melamina a arce, dice Jutras. Hacerlo a mano es mucho más difícil y lleva más tiempo.
No importa qué método de estimación utilice, un paquete de software puede aumentar significativamente sus posibilidades comerciales de competir en el futuro.
La industria de productos para el hogar tiene márgenes muy ajustados y es muy competitiva, dice Jim Noss, director de productos estratégicos de la empresa de software Friedman Corp. Tener un sistema que brinde con precisión la información correcta basada en costos de fabricación realistas es la ventaja que se necesita para competir. .
Primero determine los salarios anuales de los empleados. Supongamos que el dueño de la tienda en nuestro ejemplo quiere ganar $60 000 para él y $40 000 para su empleado, para una nómina total de $100 000 por año.
A continuación, calcule el total de horas de trabajo en un año. En este caso, 40 horas a la semana multiplicadas por 50 semanas multiplicadas por dos empleados equivalen a 4.000 horas laborales totales por año. Divida la nómina total por el total de horas laborales para desarrollar su tasa laboral promedio. En el ejemplo (100.000 dólares divididos por 4.000 horas), resulta en un promedio de 25 dólares por hora por hombre, o 30 dólares por hora para el dueño de la tienda y 20 dólares por hora para el empleado, dependiendo de cómo desee desglosarlo. fines de estimación.
No olvide que aún debe tener en cuenta sus gastos generales y agregarlos a su tarifa laboral para recuperar los gastos de funcionamiento de un negocio. Reimpreso con autorización de Modern Woodworking.
