Seguimiento del tiempo para tareas individuales
Varios métodos de seguimiento del tiempo, desde relojes de tiempo y formularios en papel hasta dispositivos electrónicos que ingresan a una computadora. 10 de mayo de 2005
Pregunta
Estoy buscando una buena manera de realizar un seguimiento preciso del tiempo que los empleados dedican a sus trabajos. Tengo un empleado más yo y estoy tratando de controlar mejor si estoy tasando mis trabajos con precisión, por lo que quiero agregar algún tipo de dispositivo donde podamos ingresar la cantidad de tiempo dedicado a cada proyecto durante el día. Por ejemplo, cuando llega por la mañana, en lugar de anotar su tiempo en una tarjeta de control, inicia sesión en un trabajo en particular e ingresa lo que está haciendo, como teñir o ensamblar gabinetes. Cuando va al trabajo B y está cortando paneles, cierra sesión en el trabajo A y entra en el trabajo B y toma nota de lo que está haciendo.
Creo que esto me costaría un poco de tiempo mientras ingresa la información, pero me daría una idea mucho más clara de dónde se gasta la mano de obra.
¿Alguien hace esto y qué software utiliza? Tengo Quickbooks Pro pero no veo nada allí que haga lo que quiero. Esperaba que hubiera una PDA como Palm Pilot en la que pudiera conseguir que registrara la información y luego poder descargarla a mi computadora portátil para facturarla. ¿Existe una mejor manera con un reloj dedicado que tenga estas características y no cueste mil dólares?
Respuestas del foro
(Foro de Gabinete)
Del colaborador G:
La tracción es una opción.
Del colaborador M:
Estábamos usando Jobclock hasta hace unos meses. Muy fácil de usar y se carga directamente en Quickbooks. Recientemente cambiamos al seguimiento de trabajos por GPS de Nextel porque tenemos empleados que registraban su entrada y luego salían del lugar de trabajo para hacer recados. El sistema GPS te indica exactamente dónde han estado durante todo el día. También le permitirá iniciar sesión de un trabajo a otro.
Del colaborador K:
Zoskware hará lo que usted quiera y es muy económico en este momento. También se descarga en Quickbooks.
Del colaborador J:
¿Has intentado hacer esto sólo en papel? Creo que con sólo dos trabajadores sería bastante manejable con un formulario hecho por uno mismo, tal vez una hoja de cálculo hecha por uno mismo para ingresar los números.
Del interrogador original:
El problema con el método en papel es que debe ingresar y transferir todo manualmente, además depende de que el empleado anote la hora exacta. Con un dispositivo electrónico, aunque pueden fallar, es menos propenso a cometer errores que uno escrito.
Del colaborador P:
Tengo que estar en desacuerdo contigo en eso. Probé el reloj electrónico y está bien para entrar y salir al principio y al final del día. Pero al realizar un seguimiento del tiempo, se cometen muchos errores. Tracktivity es bastante bueno porque el trabajador tiene el dispositivo consigo todo el tiempo, pero aún así es propenso a errores.
Utilizo el método en papel y los datos se verifican e ingresan manualmente en el software erp. En el pasado, con hasta 10 chicos, se tardaban unos 15 minutos en entrar en el día. (Por supuesto, debe pensar detenidamente cómo desea desglosar los datos y no puede ser demasiado detallado, o se dedica demasiado tiempo al registro de datos). La ventaja es que la persona que ingresa los datos ve cuándo suceden las cosas. no tiene sentido y los corrige.
Del interrogador original:
No me importa estar en desacuerdo, pero 15 minutos al final del día solo funcionan si estás presente. Ese no es siempre el caso y luego, cuando se acumula, se vuelve engorroso en comparación con poder conectar y descargar la información. Estoy de acuerdo en que no existe una solución perfecta, pero quiero hacerlo electrónicamente. Tu último punto lo resume todo para mí. Hago muchos proyectos variados y mi trabajo no está estandarizado.
Del colaborador B:
Eche un vistazo al Sundial PC Time Clock Lite, por sólo $100. Buscamos y probamos varios programas de software, pero este es el mejor que encontramos. Queríamos que se pudiera descargar directamente a Quickbooks para la nómina, la asignación de tiempo a los trabajos, y así es.
Del colaborador C:
Estoy de acuerdo con anotar tus actividades en un papel todos los días. Es sólo cuestión de acostumbrarse a ello, tal como sería introducirlo en una computadora. Lo que creo que está buscando hacer es ingresar estudios de tiempo precisos en una hoja de cálculo de precios. Las computadoras son excelentes herramientas, pero veo que la gente pasa cantidades excesivas de tiempo tratando de hacer absolutamente todo con ellas.
Del colaborador D:
También soy un taller de dos personas y tengo exactamente las mismas preocupaciones que usted. Siento que necesito realizar un mejor seguimiento del tiempo de compra para asegurarme de que estoy cobrando los artículos que valen.
Si bien un programa de computadora suena bien, parece que requeriría más esfuerzo que algo más manual. Acabo de comprar un reloj usado por $40 en E-bay y creo que sería muy sencillo marcar y cerrar varios trabajos durante el día. Solo necesitaré configurar una tarjeta de tiempo para cada trabajo/tarea que quiero rastrear de esta manera.
Del colaborador I:
Tuve buena suerte al pedirles a los muchachos que realizaran un seguimiento de una operación en particular, como colocar y colgar puertas empotradas, en lugar de detenerse constantemente y anotar los tiempos de cada operación en el trabajo. Intenté dejar claro que no estaba calificando su desempeño sino que estaba ajustando mis precios. Fue una buena oportunidad para mejorar la productividad de todos pidiendo sugerencias a la gente de primera línea. Si el papeleo se vuelve demasiado complicado, he descubierto que la gente lo acortará. No querrás que un cronometrador pase los últimos 20 minutos del viernes por la tarde completando su hoja de tiempo de la semana.
Del colaborador R:
Tengo Quickbooks Pro y viene con un módulo de temporizador que permite al usuario elegir un trabajo al que aplicar el tiempo. Nunca lo he usado pero parece muy simple y puedes imprimir varios informes en Quickbooks.
Del colaborador T:
Puedes hacerlo en QB Pro. Vaya a ayuda, escriba horas, luego haga clic en cronometrar o ingresar una sola actividad.
Lo he hecho con un reloj fichador barato. Haga que el empleado selle la entrada y la salida de cada parte de cada trabajo (corte, ensamblaje, fresado, etc.) y escriba la actividad al lado de la hora. Póngalo en QB al final de la semana o diariamente. No es tan difícil. Muy revelador.
No es necesario que hagas todos los trabajos, solo haz algunos. Verá a dónde va el tiempo y podrá ajustar su facturación futura, cambiar sus procesos o ambas cosas.
Según sus otras respuestas, parece que hay mucho software para automatizar esto, pero si realiza un par de trabajos manualmente, no tiene que comprar ningún software adicional. Sólo un reloj barato.
Cambié mis cotizaciones hacia arriba después de hacer esto y también cambié algunos de los procesos que utilizamos para fabricar gabinetes.
Asegúrese de desmarcar la casilla de facturación al cliente en las facturas, o todas aparecerán cuando intente imprimir una factura para el cliente. Si no recuerdo mal, también apareció en nómina. Podría ser más fácil crear un empleado ficticio al que cargarle todas las horas. Las horas para un determinado trabajo, por supuesto, van a ese trabajo en QB. Prepárate:
¡la realidad duele!
Del colaborador N:
Utilizo una PDA y un programa llamado Titrax. Es un programa gratuito que funciona muy bien.
