Quand je pense à l'industrie manufacturière aux États-Unis, je pense à Shakespeare. Un grand vers d'Hamlet dit :
« Ô Gertrude, Gertrude, quand les chagrins arrivent, ils n'arrivent pas seuls, mais en bataillons. » L'industrie manufacturière mène le combat de sa vie dans ce pays. Nous sommes assaillis par des importations de haute qualité et à bas prix, tandis qu'une part croissante de la production se délocalise. Les fabricants qui restent aux États-Unis sont tenus d'améliorer la qualité et les délais de livraison tout en baissant les prix. Nous faisons donc pression sur nos fournisseurs, négocions des accords, consolidons les emplois et réduisons les effectifs et les budgets. Il existe cependant une source d'économies cachée que beaucoup d'entre nous oublient :
un processus d'approvisionnement efficace.
Nous avons tous entendu parler de la règle des 80/20. 20 % d'un élément sont responsables de 80 % du résultat. Il est parfois recommandé de séparer les 20 % essentiels des 80 % insignifiants. C'est un outil très utile pour la prise de décision et la résolution de problèmes. Mais il existe un autre principe qui, mal géré, peut discrètement réduire les bénéfices de votre entreprise :
le principe des 10/90. En résumé, les biens indirects représentent 10 % des dépenses d'une entreprise, alors que leur approvisionnement consomme généralement 90 % des ressources d'achat.
Comme Shakespeare, notre comédie tragique se déroule sous nos yeux. Pensez à tous les efforts que nous déployons pour nous procurer des biens indirects. Nous négocions avec les fournisseurs, comparons les prix et recherchons des alternatives économiques, mais au final, si nous parvenons à économiser 20 %, nos économies totales ne représentent que 2 % de nos dépenses totales. Tout ce temps et ces efforts consacrés à la gestion des petites sommes sont volés à la gestion des grosses dépenses.
Il existe trois erreurs fondamentales dans le processus d’approvisionnement que les entreprises devraient éviter :
1) Substitution inappropriée. Un acheteur reçoit une demande pour un article spécifique, mais, en cherchant un bon fournisseur, se retrouve confronté à des produits de substitution moins chers. Les acheteurs ne sont souvent pas experts dans les produits qu'ils achètent. Ils savent comment trouver des fournisseurs et négocier les prix, mais pas nécessairement pourquoi un article spécifique a été demandé. Ou bien, la personne qui fait la demande peut commander le même article que d'habitude, car c'est ainsi que cela se faisait auparavant. Il est possible que le produit de substitution moins cher soit un produit de meilleure qualité. Que peut faire un acheteur surmené ?
2) Submerger les ressources de l'entreprise en achetant des accessoires uniquement en fonction du prix. Les acheteurs et les responsables sont constamment confrontés au problème de devoir dépenser des sommes importantes pour économiser des centimes. Au milieu d'une journée bien remplie à négocier des tonnes d'acier ou des milliers de gadgets, ne leur demande-t-on pas généralement de trouver un prix plus bas pour des outils périssables ou des cartouches de toner ? Alors qu'ils s'approvisionnent en matières premières pour des milliers, voire des millions de dollars, ils doivent s'arrêter et économiser quelques dollars sur des articles qui, au cours d'une année, pourraient leur faire économiser quelques centaines de dollars.
3) Répartir les achats sur un trop grand nombre de fournisseurs. Acheter auprès d'amis et/ou soutenir un grand nombre de fournisseurs secondaires/tertiaires uniquement pour le prix fait grimper les prix et érode vos résultats. Chaque demande écrite doit être traitée. Elle doit d'abord être envoyée par courriel, fax, courrier ou téléphone. Une fois les marchandises arrivées, l'expéditeur doit être mis en correspondance avec le bon de commande et un chèque doit être émis. Ce chèque doit être envoyé par la poste et traité une fois déposé à la banque. Une simple cartographie des processus permet de déterminer le coût de traitement d'une commande.
Les erreurs mentionnées ci-dessus sont profondément ancrées dans les systèmes d'achat, même des entreprises les plus performantes. Bien qu'il y ait toujours des inefficacités, avec un peu d'étude, des politiques pertinentes, de la formation et de la discipline, ces pratiques néfastes peuvent être considérablement réduites et rapidement répercutées sur les résultats. Voici ce que vous devez faire :
1) Cartographiez votre processus d'approvisionnement actuel du début à la fin. Votre tâche consiste à identifier les éléments suivants :
a. Qu'est-ce qui déclenche un achat ? Existe-t-il un système Kan-Ban, Hi-Lo ou autre qui initie la demande ? Ce système entraîne-t-il des frais de main-d'œuvre ou de licence logicielle ? Le système émet-il automatiquement des bons de commande aux fournisseurs ? Si oui, qui surveille le système pour s'assurer que les quantités Hi-Lo sont adaptées aux niveaux de production actuels ?
b. Quel est le coût de la demande ? Si une personne surveille le système, quelle est sa rémunération totale et combien de temps consacre-t-elle à la demande ?
c. Un fournisseur gère-t-il les stocks ? Si oui, exigez une ventilation financière afin de connaître la part du prix liée au produit et celle liée au service fourni. Cette information est souvent dissimulée dans la marge bénéficiaire de chaque article.
d. Vos stocks de biens indirects sont-ils adaptés à la production actuelle ? Quel est le coût de leur maintien ? Quel est le coût des pertes de production (pénalités, heures supplémentaires, expéditions accélérées, retards de paiement, arrêts de machines, réputation, etc.) liées à la rupture d'outillages ou de fournitures critiques ? À quelle fréquence ces dépenses sont-elles dues à des processus d'approvisionnement inadéquats ?
e. Quel est le processus d'émission des bons de commande ? Combien de personnes doivent traiter une commande ? Combien de temps passent-elles par commande ? Quel est le coût en dollars ?
f. Comment les bons de commande sont-ils livrés au fournisseur ? Utilisez-vous le fax, le téléphone, le courriel, la poste ou les services d'expédition ? Quels sont les coûts de main-d'œuvre et les coûts directs associés à la livraison des bons de commande ?
2) Utilisez la même cartographie des processus pour la réception des articles et le traitement des paiements. Vous pourrez ainsi déterminer précisément le coût d'approvisionnement d'un article donné. Vous constaterez que lorsqu'un acheteur bien intentionné économise 20 $ sur un outillage, il génère entre 80 $ et 200 $ de paperasse.
3) Évaluez et consolidez vos fournisseurs. Vous serez peut-être surpris par le grand nombre de fournisseurs auxquels vous faites appel pour faire tourner votre secteur. Une grande partie des achats auprès des fournisseurs secondaires ou tertiaires pourrait facilement être achetée auprès d'un fournisseur principal, mais personne ne souhaite payer le prix plus élevé pratiqué par ce dernier. Là encore, ces faibles économies de prix privent le bilan d'un bénéfice bien nécessaire.
4) Évaluer les politiques et les systèmes de récompense de l'entreprise. L'entreprise récompense-t-elle les comportements de perte de profit en mesurant le succès en fonction des économies réalisées sur chaque ligne ? Élaborer des systèmes de récompense basés sur les économies réalisées sur le résultat net. Mesurer le succès en fonction des économies annuelles ou trimestrielles cumulées. Maintenant que vous connaissez le coût des achats pour les commandes et le traitement des paiements, vous pouvez mesurer les économies réelles.
5) Avant de vous précipiter pour réduire vos effectifs, identifiez les domaines dans lesquels l'entreprise pourrait bénéficier de talents brillants et bien intentionnés. Formez et sensibilisez continuellement tous les acteurs du processus achats. Impliquez-les dans la cartographie des processus afin qu'ils comprennent bien la pratique contre-productive de la sur-évaluation des prix. En s'orientant vers les processus, ils seront un atout précieux pour se concentrer sur d'autres projets d'amélioration. Ils seront beaucoup plus coopératifs s'ils savent qu'il ne s'agit pas de supprimer des emplois.
6) Trouvez des fournisseurs diversifiés capables de proposer une grande variété de produits. En trouvant des fournisseurs capables de vous fournir l'essentiel de vos fournitures auprès d'une source unique, vous êtes sur la voie de réaliser des économies mesurables et significatives. C'est ce que j'aide les entreprises à faire. Croyez-moi, c'est possible et les résultats sont tangibles.
7) Payez vos fournisseurs rapidement. Ils peuvent souvent vous faire bénéficier d'économies supplémentaires s'ils n'ont pas à budgétiser le coût de leurs opérations de recouvrement. Un fournisseur à large spectre peut envisager une facturation mensuelle. Plutôt que de traiter des dizaines de factures, vous n'en traitez qu'une seule et n'émettez qu'un seul chèque.
8) Évaluez vos fournisseurs en fonction de leur soutien à vos efforts de simplification du processus d'approvisionnement. Analysez l'ensemble des articles achetés auprès du fournisseur. Au total, quelles sont vos économies cumulées ?
9) Ne dépensez pas trop d'argent pour économiser. Vous constaterez sans aucun doute que certains articles achetés auprès d'un fournisseur à large spectre seront plus chers. N'oubliez pas qu'un prix légèrement supérieur ne signifie pas une arnaque. Si vous obtenez un article à un prix compétitif, vous avez une longueur d'avance. Ne pénalisez pas votre fournisseur et ne gâchez pas votre rentabilité en sélectionnant chaque article avec soin.
Mes amis, nous ne pouvons pas arrêter les bataillons, mais nous pouvons renforcer nos positions. Nous pouvons réfléchir intelligemment, simplifier notre approvisionnement et améliorer nos résultats. David Hayden est spécialiste de l'exécution des achats et titulaire d'un MBA en gestion des technologies. Il a récemment ouvert le bureau d'EssentiaLink, prestataire de services d'exécution de la chaîne logistique, dans la région Mid-Atlantic. Il est l'auteur et l'auto-éditeur du célèbre ouvrage « Achats ». 7 Easy Steps to CNC Programming and 7 Easy Steps to BobCAD/CAM books. Visit CNC/CAD/CAM Resources for the Home and Small Shop.
